Uvoz i izvoz eksternih dokumenata i naloga

Uvoz (Import) i Izvoz (Export) eksternih dokumenata

Kompletne robne ulazne i izlazne dokumente ili sve njihove stavke, kao i samo one selektovane, moguće je uvoziti ili izvoziti u veliki broj standardnih formata datoteka (txt, csv, xls, dat...). Pored uvoza i izvoza stavki robnih dokumenata moguć je uvoz celih dokumenata kao što je to slučaj sa fakturama i ulaznim kalkulacijama. Iz zaglavlja i/ili stavki robnih dokumenata operacije izvoza i uvoza aktivira se dugmadima "U datoteku" i Iz datoteke" .

Podaci upućeni u datoteku za "Izvoz" snimaju se u datoteku koja će biti snimljena u fasciklu - "C:\Users\Public\Documents\Calculus\Calculus12\DataTransfer\Export", dok se podaci upućeni u datoteku za "Uvoz" biti u datoteci u fascikli - "C:\Users\Public\Documents\Calculus\Calculus12\DataTransfer\Import". Putanje i nazivi fascikla i datoteka mogu se davati proizvoljno.

Snimanje u datoteke obavlja se iz stavki robnog dokumenta dugmetom "U datoteku". Otvara se prozor za "Izbor datoteke za eksportovanje podataka" u kojem se određuje putanja do datoteke u koju će biti snimljeni podaci. Ovu datoteku možete zatim poslati i učitati u neku npr. udaljenu bazu (vidi sliku) (vidi sliku)Izbor datoteke za eksportovanje podataka.

Učitavam sliku
"Izbor datoteke za eksportovanje podataka".

Učitavanje iz datoteke obavlja se u stavke robnog dokumenta "U datoteku". Otvara se prozor "Eksterni dokumenti" za uvoz dokumenta ili stavki. Odredite izvor podataka i putanju datoteke za uvoz podataka i kliknite na dugme "Učitaj" (vidi sliku) (vidi sliku)Izbor datoteke za importovanje podataka.

Učitavam sliku
"Izbor datoteke za importovanje podataka".

Eksterni nalozi

Za specifične potrebe prebacivanja dokumenata finansijskog knjigovodstva i finansijske operative iz jedne baze u drugu, razvijen je sistem snimanja dokumenata u datoteke i njihovog učitavanja iz datoteka:

Učitavanje se obavlja kroz ovaj prozor, dostupan u finansijskom knjigovodstvu glavnog menija Dokumenti - "Otvori naloge - Eksterni nalozi" ili iz finansijske operative "Dokumenti - Otvori - Učitavanje eksternih dokumenata" (vidi sliku) (vidi sliku)Tok impotovanja dokumenata.

Učitavam sliku
"Tok impotovanja dokumenata".

U polju "Izvor podataka" treba izabrati odgovarajuću vrstu datoteka (vidi sliku) (vidi sliku)Lista importovanih dokumenata. Kad se koristi standardni prenos između dve baze koristi se opcija "Finansijski dokumenti iz drugih baza POP97", ali postoje i drugi formati, pisani za specifične potrebe u pojedinim preduzećima. U polje "Datoteka" treba uneti kompletnu putanju do datoteke iz koje će se dokumenti učitavati. Brojevi dokumenata koji će se učitati mogu se preneti u izvornom obliku iz originalne baze opcijom "Broj dokumenta se preuzima iz datoteke" ili izabrati generisanje novih brojeva opcijom "Broj dokumenta se dodeljuje automatski". Sa desne strane nalazi se lista podataka koji se vezuju uz dokumente i njihove stavke i za koje je potrebno odrediti na koji se način raspoznaju pri učitavanju datoteke.

Učitavam sliku
"Lista importovanih dokumenata".
Savet

Po podešavanju svih potrebnih opcija, dugmetom "Učitaj" pokrećete učitavanje. U donjem delu prozora dobićete izveštaj sa spiskom formiranih dokumenata ako je prenos protekao ispravno, ili listu grešaka ako prenos nije uspeo. Ukoliko dođe do greške neće biti prenet nijedan dokument, tako da učitavanje možete startovati uvek ispočetka, dok ne uklonite sve greške. Greške su obično takve da u toj bazi nedostaje komitent i sl., pa ga treba uneti i ponovo pustiti učitavanje. Ove izveštaje možete i odštampati.

Korisno je znati

Sistem prenosa je takav da se prenose samo dokumenti, ali ne i vezani osnovni podaci (komitenti, organizacione jedinice, radnici, vrste dokumenata itd). To znači da u bazi u koju učitavate dokumente svi ovi podaci moraju postojati pre učitavanja. Da bi se npr. određena stavka naloga vezala za odgovarajućeg komitenta, mora se definisati način raspoznavanja komitenata, po šifri ili po nazivu.